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Sistema Administrativo

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Hardware para comercios 

Definitivamente no es lo mismo que quien conoce de equipos de computación para oficinas, industrias, hogares… 

Mi especialización es analizar la configuración necesaria, desde la red, si es necesaria, para definir los equipos de automatización comercial convenientes para cada caso, integrarlos para que se comporten óptimamente. 

En ese punto normalmente sucede la instalación de los sistemas operativos y aplicaciones necesarias, para que el software empiece a funcionar. 

Los equipos que usan los comercios típicamente son los que maneja un cajero: 

• Computador, teclado y mouse 
• Impresora fiscal, normalmente de 80 mms. e impresión térmica 
• Gaveta de dinero 
• Y normalmente les proveemos el papel térmico necesario. 

Eventualmente van a requerir de un lector de código de barras, si los productos se prestan para ser procesados con este instrumento, altamente recomendable donde sea posible implementarlo. 

En ese punto el comerciante debe decidir si va a trabajar con los códigos de barra que traen los productos, es decir, los mismos que emplean sus proveedores, o si requiere o desea una codificación propia. 

En este caso es preciso adquirir una impresora de código de barras adecuada a la necesidad, por tamaño, velocidad, calidades de etiquetas. 

Todo esto es relativo al equipamiento automatizado de los cajeros. Es muy probable que el propietario de un comercio quiera tener una oficina, donde verá los reportes que elabora el sistema, controlará su inventario, y registrará sus compras. 

A veces hace ventas al mayor, movimientos entre almacenes, o cosas así, típicas de un administrador. Allí necesitará un PC normal, y una licencia del sistema que haya decidido implantar. Si hace ventas al mayor quizá deba disponer de una impresora fiscal de 80 columnas (tamaño carta). 

Es muy recomendable instalar buenos UPS donde se instale el sistema y se conecte una impresora fiscal. Ellas son muy sensibles a los altibajos de corriente. Hasta ahora estoy pensando en un típico comercio unipersonal. 

El panorama empieza a complicarse si tiene más empleados en la administración, más cajas que una, o dirige una franquicia. Obviamente en estos casos la topología de la red es distinta y nos encantan este tipo de proyectos. 

Si los operarios, vendedores, asistentes, profesionales, que van a atender a los clientes, como los mesoneros, peluqueros, enfermeros, pueden o deben registrar las operaciones que van a realizar con los clientes, como un plato en una mesa o un teñido de cabello, y por cuestiones de distancia de la caja, para aliviarla, por look o por comodidad, se tenga una o más estaciones en la sala donde se atiende a los clientes, entonces, hay que pensar en un computador, con un monitor sensible al tacto o touchscreen. 

Otro elemento que suelen pedir los restaurantes es una impresora de ticket, no fiscal, para la cocina, y para la barra. 

De éste modo, cuando un mesonero registra un pedido en el touchscreen de la sala, entera al cajero (aunque el solo lo verá cuando vaya a cerrar cuenta) al cocinero, para que elabore el pedido, y al barrista, para que prepare las bebidas solicitadas. 

Estos son los equipos necesarios en todo comercio o restaurante, hoteles y estacionamientos. En el caso de los estacionamientos nosotros empleamos la impresora fiscal para que, en modo no fiscal, imprima el ticket con el código de barra que el sistema asigna, para registrar ahí la matrícula del vehículo que entra y automáticamente capture la hora del pc. 

Así, cuando se retire, el sistema confirma la titularidad del cliente y calcula la diferencia de tiempo que hay con la hora actual, de salida, y lo multiplica por la tarifa a aplicar. 

En algunas oportunidades debemos integrar los computadores con balanzas, de manera que el peso llegue directamente al PC del cajero, para evitar intervención humana al momento de la atención al cliente. 

Las Providencias del SENIAT y la Superintendencia de Precios Justos exigen tres elementos adicionales que debemos tener claros.

• Display de precios donde el cliente vea su consumo, línea por línea. 
• Panel de control fiscal, para que los inspectores puedan ver los contadores de las memorias fiscales que hay dentro de las impresoras fiscales. 

Creemos que los inspectores no exigen siempre los Displays, pero cuando quieren cerrar a alguien, este es un buen pretexto. 

Los paneles son exigibles igualmente, pero ellos mismos no los saben usar y pocas veces lo solicitan. Es necesario tener a mano, siempre, el panel de control fiscal, la factura de compra de esa impresora y el Libro de Control y Mantenimiento. 

Recuerde que es obligatorio realizar un mantenimiento anual de esa impresora fiscal, que debe quedar registrado en el Libro de Control y Mantenimiento que sellará su Distribuidor Autorizado, como es SomosPOS. 

El correcto cumplimiento de estos detalles le evitará sanciones del SENIAT. La automatización comercial, como se puede ver, es una especialización interesante que permite integrar todos estos componentes adecuadamente, y especialmente con el software administrativo, que es mi especialidad.
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