Específico comercios | Sistema Administrativo

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Sistema Administrativo para comercios. Específico

En el artículo anterior vimos lo elemental de un Sistema Administrativo, lo que sucede cuando no se articula la información crucial de una empresa, y lo que se logra cuando sólo se dispone de una caja registradora. Ahora analizaremos lo que sucede cuando se instalan lo que llamaremos los Módulos de Punto de Venta de un Sistema Administrativo, que son 3:
Compras + Inventario = Ventas
Lo que ingresa + Lo que tengo = Lo que sale.
Esto es lo que en esencia manejan todas las empresas del mundo, y muy particularmente los comerciantes, que compran lo que venden, sin agregar valor, en muchos casos. El “toma y dame” típico.
En este artículo veremos los diversos modos que pueden tener estos sistemas, usando únicamente estos tres módulos, Compras, Inventario y Ventas, que obedecen a los distintos comportamientos que deben producirse entre el comercio y los clientes.
Luego estos 3 Módulos se empezarán a integrar, a complementar, con otros módulos que explicaremos en próximos artículos, pero ahora queremos contenernos en los 3 principales, el núcleo de todos los negocios.
Lo primero que obtienen los negocios es una palabra extraña en este contexto empresarial, y es Libertad. Si, independencia para los dueños de lo que sucede con sus productos desde que ingresan (Compras) hasta que salen (Ventas). Y los que ofrecen Servicios, desde que el cliente ingresa, es atendido, y se va. El Sistema Administrativo registra todas las transacciones y nos da cuenta de cualquier evento.
Hasta ahora tenemos procesos de negocio, exactamente tres, que naturalmente suceden dentro de los PC, y es cuando la Administración se une a la Tecnología, para crear lo que se denomina como Automatización comercial. Cuando el hardware recibe al software para automatizar los procesos, para felicidad de todos.
Es cuando aparecen los lectores de código de barra, las gavetas electrónicas, las impresoras de tickets, verificadores de precios, displays, balanzas, equipos touchscreen… y se establece una red para que todo funcione integradamente.
Esa Libertad que el dueño tiene cuando automatiza sus procesos la puede utilizar para la otra gran utilidad de los Sistemas Administrativos, que es la data. A partir de ahora puede disponer de datos ciertos, trascendentes, que le van a ayudar a tomar decisiones cada vez más exitosas.
Hay muchas más razones importantes para desear tener un buen Sistema Administrativo en su negocio, como la reducción de conflictos humanos, por la certeza de cada operación, o hasta la Contabilidad, que se aclara inmensamente.
Qué es un Sistema Administrativo para comerciantes de cualquier tipo?
Si nuestros procesos de negocio son “de toma y dame” pueden pasar varias situaciones:
Con relación a los tiempos que van a intervenir en un proceso de venta podemos encontrar:
1. Que el cliente deba pagar, parcial o totalmente el producto o servicio al encargarlo. Como es nuestro caso, que vendemos máquinas fiscales y no podemos fiscalizarlas sin haber cobrado. O en las panaderías, con las tortas.
2. Que al contrario, sólo puedan pagar al final, cuando se obtiene un resultado, como las procesadoras de fotos, bueno, esto sucedía cuando se procesaban rollos y no se sabía cuántas películas iban a salir. Es una broma. Las tintorerías, o los muchos negocios que hay con resultado impredecible, como los talleres de reparación.
3. Que el cliente requiera una Propuesta o Cotización. En este caso realmente ya se deja de ser Punto de Venta.
Por otro lado tenemos las variaciones en el modo de Compra:
1. El producto es resultado de un proceso de fabricación propia.
2. No es lo mismo que el proceso de composición, donde vamos a juntar elementos con una receta.
3. Se compra (por ejemplo al peso) y posteriormente se agrupa por lotes y se asignan precios de venta.
4. Lo que se compra sirve de parámetro para medir la venta, como las cotufas y el refresco para evaluar la taquilla.
5. Que deba controlarse los productos por seriales, como es el caso de partes automotrices, o de motos, o electrodomésticos, productos de computación, teléfonos…
Hay otra forma de entender a los Sistemas Administrativos, que se deben adaptar a los clientes y es si ofrecen: 1. Productos. Ya lo revisamos, cuando vimos las distintas modalidades de manejar los procesos que tienen los Sistemas Administrativos en los distintos tipos de comercios.
2. Servicios, donde un cliente puede ser atendido por una o más personas. Donde simplemente no hay compras ni inventario, o es mínimo, diferente de la empresa que usa equipos muy costosos para la salud, por ejemplo. O se pagan comisiones, o se paga por cada servicio que alguien atiende, como las peluquerías. Si solo cobran así con un simple sistema que registre lo que cada quien hace al momento de realizar el servicio es suficiente. Si deben llevar un control mayor del personal hay que pensar en un sistema de Nómina.
3. Ambos. Un restaurante, que compra ingredientes para agregarles valor en la cocina, un pastelero o panadero, un taller, de cualquier cosa, donde interviene mano de obra especializada con productos que van a reparar.
Entendiendo todas estas situaciones o posibilidades, un Sistema Administrativo adecuado debe contener todas estas funcionalidades, y muchas más que ahora no explico, y dentro de ellas una eficiente operatividad, es decir, que sean fáciles de ejecutar.
El momento de la venta es muy visceral, trascendente, para el consumidor, para el cajero, y hasta para el dueño. Me refiero ahora más al momento del pago que a la selección del producto por parte del cliente, tarea de los vendedores, o de los mesoneros en los restaurantes.
Cuando uno paga espera que todo fluya rápidamente, y para eso hay que tener un Sistema Administrativo eficiente. El cliente valora mucho la eficiencia del establecimiento por la forma y velocidad como su cuenta es tratada, en los restaurantes, o en los cajeros.
Sólo en términos de Sistemas, los Sistemas Administrativos, valga la redundancia, hemos podido identificar algunas modalidades de operatividad, que llamaremos Verticales, porque atienden procesos especiales, diferentes a los “de toma y dame”, como hemos explicado hasta ahora.
1. El cliente hace una reserva, o simplemente llega, ocupa un espacio y empieza a pedir… sólo al final de su estancia va a pagar, y en este punto pueden ser varios modos de pago… esto son los restaurantes, donde administramos mesas, que colocamos en espera, hasta su retiro y el pago de la factura, o los hoteles, donde las habitaciones se comportan casi igual que las mesas.
2. El cliente es recibido por su nombre y es atendido por varios profesionales, que tienen diferentes tarifas, se le aplican productos y servicios y al retirarse paga un solo monto que luego van a repartir entre los que intervinieron, y el dueño, claro. Típico proceso de una peluquería, un spa, un salón de estética de cualquier tipo.
3. Al llegar debemos controlar los tiempos para aplicar una tarifa que el cliente abonará cuando decida retirarse. Es lo que sucede en los Estacionamientos, sean manuales o mecanizados.
4. Simplemente necesitamos poder sugerir al cliente otros productos que satisfagan sus necesidades, equivalentes, como pasa a menudo en las farmacias, o las ventas de aceite, o de repuestos.
Como pueden ver hay multitud de modelos de negocio dentro del concepto de Sistema Administrativo para Punto de Venta o comercios de cualquier tipo.
Los Sistemas Administrativos que deben manejar los comerciantes no se parecen en nada a lo que hasta ahora conocemos como Sistema Administrativo Integrado, donde aparecen los grandes sistemas, creados hace 25 años, como el Saint, el Profit Plus, el A2, que contienen muchísimas más funcionalidades que un Sistema creado únicamente para comerciantes, pero la mayoría son módulos o funcionalidades que el comerciante no usa, le estorban, y paga por ello.
Esos sistemas administrativos fueron pensados “para cualquier tipo de negocio”, una constructora, una importadora, una aduana, lo que sea, pero no manejan procesos que los comerciantes utilizan muchísimo, como un cambio masivo de precios, sencillo, o poder activar o desactivar artículos a placer.
Hasta aquí lo que significa un Sistema Administrativo para los comerciantes, porque no es necesaria su integración, o mejor dicho, porque integra lo que realmente necesita un comerciante, los tres módulos, Compras, Ventas e Inventario.
En el próximo artículo trataremos precisamente de esa Integración. Qué implica, qué significa, hasta dónde puede llegar, pero nos alejaremos del tema que hemos dedicado hasta ahora a los Sistemas Administrativos para comerciantes.

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