Lo elemental | Sistema Administrativo

Sistema Administrativo

Lo elemental

Lo elemental


Sistema Administrativo básico. Lo elemental



Si eres dueño, encargado o empleado… igual tienes que saber esto: 

Los Sistemas Administrativos son el corazón de los negocios, y por eso es importante conocerlos, saber todo sobre ellos.

Vamos a descubrir las diferentes situaciones posibles. 
Qué es un Sistema Administrativo en su mínima expresión?: Es la suma de procesos necesarios para que el negocio sea exitoso. 

Estos procesos pueden ser automatizados o no. De repente alguien de tu equipo de trabajo está haciendo cosas a su manera, que contribuyen a sincerar los procesos. O de repente no, todo lo contrario, ella maneja la información de forma incorrecta, y se ve afectada toda la organización. De ti depende si quieres contar con información articulada o desmembrada. 

Todos los procesos administrativos tienen un elemento común y determinante: la facturación. 
El objetivo final es éste, la Venta

Para llegar a cerrar una venta algunas empresas tenemos que hacer una Cotización, siempre, que al ser aprobada se convertirá en una factura. 

Otras no requieren eso, la Propuesta, y es cuando llegamos a los típicos Puntos de Venta, a los comercios, donde la decisión de compra se toma espontáneamente, donde los productos y servicios se presentan al posible cliente de forma obvia e inmediata. 

Y así llegamos al segundo componente importante en un Sistema Administrativo. La Compra. 
Para poder vender tenemos que abastecernos de algún producto, salvo que nuestros conocimientos o destrezas nos permitan ofrecer servicios, y el sistema administrativo, entonces, sea básicamente el control del personal que actúa, la Nómina. 
Si son productos debemos comprar lo que vamos a vender. Podemos componer conjuntos, agregar valor o elaborar recetas con ellos. 

Lo que hagamos con lo que compramos crea el tercer módulo del Sistema Administrativo, el Inventario. 

Lo que compramos, con el valor que agregamos, más lo que tenemos, nuestro inventario, es igual a lo que vendemos menos el beneficio. 

Este es el corazón de todo Sistema Administrativo. Se trata de una aritmética muy sencilla, pero contiene toda la inteligencia del negocio. 

Es impresionante la cantidad de sub procesos que estos tres módulos pueden manejar, al adaptarse un Sistema Administrativo a las diferentes realidades. Ahora empleé la palabra Sistema con otra acepción, cuando se automatizan esos procesos, cuando se realizan dejando traza y generando acciones posteriores, la más importante, la toma de decisiones exitosas. 

Uno puede llevar el negocio de manera empírica, manual, desordenada, o puede establecer procesos, que interconectan al personal, para que los eventos que suceden queden registrados y esa información pueda ser utilizada para a su vez mejorar esos procesos, creando sinergias. 
Esta valiosa información que se produce cuando la gente hace cosas para vender se va a convertir en tablas, en un Sistema, donde toda la Administración queda registrada. Y son básicamente tres: 
Proveedores > Artículos o Servicios > Clientes 

Claro, con éstos tres actores suceden infinidad de posibilidades interesantes que vamos a tratar de explicar en éstos artículos. Además de estas consideraciones administrativas tenemos que ver el aspecto legal. 
Lo menos que podemos tener, en Venezuela, y varios países (México, Argentina, Brasil, Panamá, República Dominicana) es una máquina fiscal para imprimir los tickets que se entregan a los clientes. 

Las máquinas fiscales pueden ser de dos tipos, o Cajas Registradoras o Impresoras. 

Las primeras son autónomas, aunque pueden tener comunicación con un PC, y las Impresoras si, deben estar conectadas a un PC donde esté instalado un Sistema Administrativo, que es el centro de este trabajo. 
Las cajas normalmente tienen dos teclados, uno para los artículos o servicios y otro para las funciones que realizará y el numérico, por supuesto. 
Lo importante es que tienen también, típicamente, una o dos memorias, una fiscal y una de auditoria, que es por donde el SENIAT puede revisar los contadores y las operaciones realizadas. 
En la práctica ningún inspector del SENIAT sabe hacer esa lectura, y se limitan a revisar los papeles, desde el último reporte Z hacia los libros, pero no suelen intervenir las máquinas.
En una caja registradora, que expide tickets, fiscales o no, se registra la suma de todos los procesos de Venta. Sólo la facturación, porque no se registran las Compras, y por ello no se tiene un Control de Inventario. 
Se puede decir que la caja registradora es un Sistema Administrativo porque cierra su ciclo con la entrega de los Libros de Venta, material con el que los contadores harán su trabajo de carpintería fiscal, y entrega un ticket al cliente. 
Además provee a los propietarios de la información de ventas que requieren para su eficiente administración. Es integrado sólo por eso, porque una simple caja registradora, reúne todas las condiciones para cumplir con el SENIAT o la SUMAT o la DIAN.
Menos que eso, una caja registradora, sería llevar las ventas en papel, con una calculadora y “mucho ojo”. Insistiré en este ojo necesario, porque tanto lo que se va a comprar, como lo que debe haber en almacenes, y especialmente, lo que se sigue vendiendo, deben tener unas proporciones saludables. 
Cuando sólo se tiene una caja registradora hay que estar pendientes por muchos medios de que el ingreso de la mercancía sea el esperado, que su reposición sea correcta, que siempre haya todo lo que se necesita para producir o entregar los productos o servicios que se ofrecen, y particularmente, que no hayan robos o pérdidas indeseables en el proceso.
Por último debe asegurarse de que el resultante de la venta de cada día coincida con la realidad. 

Hay comercios que simplemente no pueden llevar control de las compras, ni de los inventarios, salvo sean gigantes. 
Estos podrían ser algunos negocios que podrían utilizar cajas: 

  • Una floristería, tan estacional, tan variable todo, en un kiosko en la acera, lo que entra depende de la temporada, del clima, de tantos factores, que automatizarlo sería grietoso.
  • Un cafetín, sin mesas, que ofrece siempre cosas diferentes, que vende productos compuestos de varios ingredientes, tampoco. 
  • Un puesto en un mercado de ropa. Aquí entran siempre productos distintos, con tallas, colores y modelos muy variados. No hay tiempo para registrar las compras. 
  • Y así, podríamos citar a las Bisuterías (por su dimensión los artículos son difíciles de marcar), o los abastos, por su fluidez de procesos, lo que entra sale, o … ya empiezan a agotarse las posibilidades… el resto de negocios casi están obligados a usar u Sistema que si registre las Compras y nos brinde información de lo que sucede en nuestro negocio, incluso por nuestro teléfono inteligente. 

En próximos capítulos veremos la esencia de los Sistemas Administrativos, las distintas modalidades que existen.

Puedes contactarnos a través del siguiente formulario o solicitar una demostración en vivo en nuestra oficina ubicada en Chuao, Caracas, Venezuela, o por Skype. 

Sistema Administrativo
Puedes contactarnos a través del siguiente formulario:
Nombre

Correo electrónico *

Mensaje *

Ubicanos en el Mapa de Google: 
Compartir

Conóce más sobre nuestros: Javier Banda Lefaure

Sistema Administrativo SomosPOS:Todo para su Punto de Venta 12 POS Tecnologías C.A. www.sistemadministrativo.com.ve
    Tu Opinión es importante
    Participa
Real Time Web Analytics